Términos y condiciones para eventos privados

Términos y condiciones para eventos en villas
Última actualización: marzo de 2026

Estas condiciones regulan la celebración de eventos privados (como bodas, fiestas, reuniones corporativas o sesiones de grabación) en las villas gestionadas por Olé Route en Tailandia. Nuestro objetivo es que el evento sea un éxito, protegiendo al mismo tiempo la villa, a los huéspedes alojados y el entorno.

1. ¿Qué se considera un evento?

Se considera “evento” cualquier reunión que:

• Supere la ocupación estándar de la villa, o

• Requiera planificación previa, proveedores externos o infraestructura adicional (por ejemplo, equipos de sonido, iluminación, escenarios, etc.).

No se permiten eventos públicos con venta de entradas.

2. Aprobación previa del evento

Todo evento debe ser solicitado y aprobado con antelación. Para poder evaluarlo, se pedirá información básica como:

• Tipo de evento y número de invitados

• Horarios de montaje, celebración y desmontaje

• Propuesta de distribución de espacios

• Lista de proveedores y necesidades técnicas

La aprobación final depende de la villa concreta, la fecha y el impacto previsto del evento.

3. Organizador del evento

Debe designarse un organizador responsable del evento, que será el interlocutor principal y asumirá la coordinación general. Este organizador debe:

• Estar presente durante el montaje, el evento y la recogida.

• Asegurar que la limpieza y retirada de materiales se realiza correctamente.

• Garantizar que el evento cuenta con su propio equipo (montaje, servicio, bebidas, etc.).

• Velar porque no se utilicen equipos, mobiliario o utensilios de la villa sin autorización expresa.

El personal de la villa está para atender a los huéspedes alojados, no para producir ni servir el evento.

4. Tarifas de evento y depósito de seguridad

La celebración de un evento puede conllevar:

• Una tarifa de evento, que depende del número de invitados y del tipo de celebración.

• Un depósito de seguridad, que se abona antes o a la llegada a la villa.

El depósito sirve para cubrir posibles daños, limpieza extra o costes derivados del evento. Si no hay incidencias, se devuelve íntegramente. Si hay daños, el coste real de los mismos no está limitado al importe del depósito.

5. Pagos y cancelaciones

• Las tarifas de evento deben abonarse con antelación, según las condiciones acordadas en cada caso.

• Estas tarifas no son reembolsables.

• En caso de fuerza mayor, se podrá valorar un cambio de fechas, siempre sujeto a disponibilidad.

• Recomendamos contar con un seguro específico para eventos.

6. Uso de la villa durante el evento

• Las habitaciones y sus baños solo pueden ser utilizados por los huéspedes alojados.

• La villa y sus estancias no pueden usarse como almacén de material del evento.

• La cocina principal de la villa no se utiliza para el evento; si es necesario, debe montarse una cocina auxiliar en una zona habilitada.

7. Estancia mínima

La estancia mínima depende de la temporada:

• Temporada baja y media: normalmente 3 noches

• Temporada alta: normalmente 5 noches (en villas seleccionadas)

• Fechas especiales (Navidad y Año Nuevo): entre 7 y 10 noches

8. Música, ruido y horarios

• El horario límite de música es hasta las 00:00 (medianoche), salvo excepciones indicadas por la villa.

• La potencia del sonido está limitada y debe respetar el entorno.

• Es obligatorio cumplir con las normas locales de ruido y convivencia.

9. Seguridad y actividades especiales

• Los fuegos artificiales solo pueden permitirse en determinados casos y con autorización previa de las autoridades locales.

• Las linternas voladoras están prohibidas por normativa local en Koh Samui.

• No se permite el uso de animales salvajes (como elefantes u otros) para ningún evento, en línea con una política de turismo ético y responsable.

• El uso de drones está sujeto a la normativa tailandesa y requiere licencias y seguros en regla.

10. Estructuras, montaje y escenarios

• Se pueden instalar carpas u otras estructuras solo con aprobación previa y en las zonas autorizadas.

• No se permite dañar jardines, suelos o estructuras de la villa.

• No se pueden construir escenarios o plataformas sobre la piscina sin autorización expresa.

• Todo el material debe retirarse tras el evento y dejar la villa en su estado original.

11. Electricidad, cableado e iluminación

• La instalación eléctrica de la villa no está pensada para grandes eventos.

• Si el evento lo requiere, debe utilizarse un generador externo adecuado.

• Los cables deben colocarse de forma segura y sin dañar el terreno.

• No se permite clavar, atornillar o fijar elementos que dejen marcas permanentes.

• Las velas deben usarse siempre con soporte adecuado y medidas de seguridad.

• Debe haber extintores disponibles y personal formado para utilizarlos.

12. Responsabilidad por daños

Cualquier daño causado a la villa, sus instalaciones o su mobiliario será responsabilidad del cliente y/o del organizador del evento. Los costes de reparación, sustitución o limpieza extra se cargarán en consecuencia.

13. Aceptación de las condiciones

La solicitud y confirmación de un evento implica la aceptación expresa de estas condiciones. Olé Route se reserva el derecho de cancelar o interrumpir un evento si no se cumplen las normas acordadas o si se pone en riesgo la seguridad de las personas o de la propiedad.

Olé Route · Términos y condiciones para eventos · Versión marzo de 2026